Az e-mail útján történő kommunikáció a digitális kor egyik első vívmánya volt, majd széles körben elterjedve a mindennapok részévé vált. Jelentőségét a mai napig megőrizte, ugyanakkor rendeltetése észrevehetően megváltozott. Amíg kezdetben főként ismerősök tartották egymással a kapcsolatot ilyen módon, később a különböző üzenetküldő alkalmazások szinte teljesen átvették ezt a szerepet. Napjainkban az e-mail inkább valamilyen hivatalos, esetleg félhivatalos levelezést jelent, mintsem baráti üzenetváltásokat.
Éppen ezért nem mindegy, hogy miképpen fogalmazunk, milyen kifejezéseket használunk ebben a formábanvagy hogyan tördeljük a szöveget, hiszen az e-mail-írás is bizonyos szabályokhoz kötött. Mostani bejegyzésünkben megnézzük, milyen helyzetekben használjuk leggyakrabban ezt a kommunikációs csatornát, majd számba veszünk néhány szempontot, amelyeket érdemes megfontolni, ha mi is profi e-maileket szeretnénk írni.
Az e-mail szerepe mindennapjainkban
Az évezred elején még ritkaságszámba ment, ha valakinek saját e-mail-címe volt, napjainkban viszont szinte mindenki okostelefonjáról pillanatok alatt elérhető a személyes postafiók. Mellette ott van viszont számos közösségimédia-platform, üzenetküldő applikáció és más hasonló alkalmazás, amelyeken keresztül megoszthatjuk ismerőseinkkel gondolatainkat és élményeinket, üzenetek, fényképek vagy videók formájában.
Az e-mail ezért ma már sokkal inkább a hivatalos ügyeink intézésére használatos. Gyakran ide érkeznek meg a szolgáltatók számlái, e-mail útján foglalunk szállást, reklamálunk egy parkolási bírság miatt vagy vesszük fel a kapcsolatot az önkormányzattal. Emellett az üzleti életben is ez az egyik leggyakoribb kommunikációs forma, ahol szintén a mindennapok részét képezik az e-mail váltások. De mire figyeljünk, amikor ilyen szöveget kell írnunk?
5 tipp egy profi e-mail megírásához
Természetesen másképpen fogalmazunk, ha a banknak, a szállásadónak vagy egy üzleti partnerünknek küldünk e-mailt. Mégis, vannak olyan szabályok, amelyeket minden esetben érdemes betartani – nézzünk is meg ehhez néhány hasznos szempontot!
1. Már a tárgyban térjünk rá a tárgyra!
Jó eséllyel az e-mail tárgya lesz az első, amelyet a címzett érzékel az üzenetből, felfedezve azt postafiókjában, a bejövő üzenetek tengerében. Éppen ezért a tárgy minden esetben legyen egyértelmű és rövid. 4-5 szónál többet nem érdemes beleírni, ezekkel pedig tömören és tárgyilagosan foglaljuk össze a kapcsolatfelvétel okát. A lényeg, hogy a címzett könnyen tudja azonosítani az üzenet tartalmát, később pedig egyszerűen, a legfontosabb kulcsszavakat használva visszakereshesse azt.
2. Legyünk rövidek és egyértelműek!
Miután udvariasan üdvözöltük a címzettet, röviden mutassuk be az üzenetünk célját, legfeljebb pár mondatban. Majd fejtsük ki bővebben a közlendőnket, például az adott kérdést, kérést vagy éppen panaszt. Fontos, hogy ekkor is rövidek maradjunk, hiszen napjainkban senki nem szeret hosszasan olvasni.
Ugyanakkor a nyelvezet ne legyen túl száraz, de túl közvetlen, laza stílusú sem. Kerüljünk a szleng kifejezések és a baráti levelezésekben bevett rövidítések, mozaikszavak, valamint a bonyolult, összetett mondatok használatát. Szorítkozzunk a lényegre és az üzenet tartalmából a célunk – például a bírság enyhítése vagy a szállás lefoglalása – egyértelműen derüljön ki!
3. Ügyeljünk a tördelésre és formázásra is!
Az e-mailt minden esetben szöveges üzenetként kell megírni, ahol a tartalmi követelmények mellett az olyan formai szempontok is fontosak, mint a tördelés és a formázás. Ne csak a gondolatmenetünk legyen világos és logikus, hanem az üzenet felépítése is. Az új gondolatokat nyugodtan kezdjük új sorban, a klasszikus hármas felosztást, a bevezetést, a tárgyalást és a befejezést sorközök közbeiktatásával is elválaszthatjuk egymástól. Emellett használjunk jól olvasható betűtípust és –méretet, a szöveget pedig tördeljük, bátran használjunk akár új bekezdéseket is.
4. Mindig ellenőrizzük magunkat!
Az e-mail elküldése előtt mindig ellenőrizzük a szöveget, hogy ne legyenek benne elütések vagy helyesírási hibák. Bontsuk szét a túl hosszú mondatokat, keressünk szinonimákat a szóismétlések elkerüléséhez vagy kezdjünk új bekezdést egy újabb gondolat kifejtéséhez. Az önellenőrzés segít abban, hogy a végeredmény minden szempontból professzionálisan hasson.
5. Zárjunk megfelelően
Az elköszönés kelti az utolsó benyomást a címzettben üzenetünk elolvasásakor, ezért az e-mail zárásakor használjunk udvarias és illő elköszönést. Ha igazán profi hatást szeretnénk elérni, az aláírásban adjuk meg a nevünket, az elérhetőségeinket, esetleg más releváns információkat, ezzel is megkönnyítve az esetleges kapcsolatfelvételt.
Természetesen minden helyzetben más szempontokra is érdemes lehet figyelmet fordítani, mint a megfelelő csatolmányok feltöltése vagy a szükséges adatok pontos megadása. A fenti lépések betartása ugyanakkor minden esetben stabil alapokat és kereteket biztosít egy profi és komolyan vehető e-mail megírásához.
